Dostęp do zasobów archiwalnych - Komenda Miejska Policji w Białej Podlaskiej

Zasób archiwalny

       Składnica akt Komendy Miejskiej Policji w Białej Podlaskiej posiada w swoim zasobie dokumentację wytworzoną przez:

• Komendę  Powiatową / Miejską MO w Białej Podlaskiej – 1968 - 1983
• Rejonowy Urząd Spraw Wewnętrznych w Białej Podlaskiej – 1984 - 1989
• Komendę Rejonową Policji w Białej Podlaskiej – 1990 - 1998
• Komendę Miejską Policji w Białej Podlaskiej – od 1999

oraz dokumentację wytworzoną przez:

• Komendę Wojewódzką MO w Białej Podlaskiej – 1975 - 1983
• Wojewódzki Urząd Spraw Wewnętrznych w Białej Podlaskiej – 1984 - 1989
• Komendę Wojewódzką w Policji w Białej Podlaskiej – 1990 - 1998

Akta paszportowe zostały przekazane do Instytutu Pamięci Narodowej w Lublinie, a koperty dowodowe do właściwych terytorialnie Urzędów Miast i Gmin.

Udostępnianie akt może nastąpić do celów:

• służbowych,
• naukowo-badawczych,
• publicystycznych i innych.

Tryb udostępniania dokumentów:

I UDOSTĘPNIANIE  AKT STANOWIĄCYCH  DOKUMENTACJĘ NIEARCHIWALNĄ (posiadających wartość praktyczną, podlegających brakowaniu po upływie okresu przechowywania w Składnicy Akt) następuje poprzez:

1. umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami,
2. przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie,
3. przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt,
4. wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.

Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego, który powinien zawierać następujące dane:

1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której maja być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej,
3. wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą,
4. określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.

Do wniosku załącza się upoważnienie dla osoby, o której mowa w punkcie 1 i 2 oraz zaświadczenie z uczelni w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych.

Wnioski o udostępnienie akt należy kierować na adres:

Wydział ds. Ochrony Informacji Niejawnych

Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie

ulica Narutowicza 73, 20-019 Lublin

Zgodę na udostępnienie akt:

1. dla celów służbowych MSWiA oraz organom i jednostkom podległym MSWiA lub przez niego nadzorowanym wydaje osoba kierująca pracą Składnicy Akt  KMP w Białej Podlaskiej.
2. dla celów służbowych prokuratorom, sądom, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Wywiadu Wojskowego, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Rzecznikowi Praw Obywatelskich, Najwyższej Izbie Kontroli, Instytutowi Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, organom administracji rządowej i samorządowej  oraz innym podmiotom uprawnionym do uzyskiwania od Policji informacji wydaje w zakresie i trybie wynikającym z odrębnych przepisów określających uprawnienia tych podmiotów i odpowiednie obowiązki Komendant Wojewódzki Policji w Lublinie.

W przypadku udostępnienia kopii lub wyciągów z dokumentów stanowiących zasób Składnicy Akt Komendy Miejskiej Policji w Białej Podlaskiej podmiotom wymienionym w punkcie 2 zgodę na udostępnienie wydaje Komendant Miejski Policji w Białej Podlaskiej.

3. innym podmiotom oraz osobom fizycznym zgodę wydaje Komendant Wojewódzki Policji w Lublinie /w przypadku akt, które zawierają informacje publiczne, o których mowa w artykuł 1 i artykuł 7 Ustawy z dnia 06.09.2001 roku o dostępie do informacji publicznej – udostępnienie następuje na podstawie tej ustawy/.

 II UDOSTĘPNIENIE AKT STANOWIĄCYCH DOKUMENTACJĘ ARCHIWALNĄ (posiadających wartość historyczną, nie podlegających brakowaniu zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym) następuje poprzez:

1. umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami,
2. przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materiałów.

Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu, które powinno zawierać następujące dane:

1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której maja być udostępnione materiały – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej,
3. wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą,
4. określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.

Do wniosku załącza się upoważnienie dla osoby, o której mowa w punkcie 1 i 2 oraz zaświadczenie z uczelni w przypadku udostępnienia dla celów naukowo - badawczych.

Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywatel, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

Materiały archiwalne, o których mowa powyżej, zawierające dane osobowe osób trzecich, udostępniane po anonimizacji tych danych.

Składnica Akt KMP w Białej Podlaskiej udostępniając dokumentację dla celów naukowo-badawczych informuje o odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa cywilnego w przypadku wykorzystania wiadomości uzyskanych z udostępnionej dokumentacji w sposób naruszający dobra osobiste osób trzecich.

Akta udostępnia się wyłącznie w siedzibie Składnicy Akt KMP w Białej Podlaskiej, Plac Wojska Polskiego 23, pokój 103.

Udostępnienie  materiałów zawierających informacje niejawne  następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

Szczegółowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej regulują następujące akty prawne:

1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22.06.2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dziennik Ustaw z  2011 roku numer 196 pozycja 1161).
2. Zarządzenie 45 MSWiA z dnia 20.05.2008 roku w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych MSWiA lub przez niego nadzorowanych (Dziennik Urzędowy MSWiA z dnia 01.07.2008 roku numer 9 pozycja 42).
3. Zarządzenie 920 KGP z dnia 11.09.2008 roku w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dziennik Urzędowy KGP z dnia 25.09.2008 roku numer 16 pozycja 95).